Welches Arbeitszeugnis steht mir zu?

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses besteht ein Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis; auf Verlangen muss es sich auch auf Leistung und Verhalten erstrecken (§ 109 Abs. 1 GewO). Seit dem 1. Januar 2025 darf das Zeugnis auch elektronisch erteilt werden — allerdings nur mit Einwilligung des Arbeitnehmers und nur in der elektronischen Form des § 126a BGB, also mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 109 Abs. 3 GewO). Ein eingescanntes oder einfach als PDF verschicktes Zeugnis genügt dafür nicht. Welche Note darin steht, ist dagegen nicht frei wählbar: Wer mehr als eine durchschnittliche Beurteilung will, muss sie begründen. Wird das Zeugnis im Rahmen einer Beendigungsvereinbarung mitverhandelt, hilft für die Größenordnung der übrigen Punkte der Abfindungsrechner.

Was unterscheidet einfaches und qualifiziertes Zeugnis?

Der Anspruch steht in der Gewerbeordnung, nicht im BGB — eine häufige Fehlerquelle bei der Zitierung.

§ 109 Abs. 1 GewO: „Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken."

Daraus folgt eine Reihenfolge, die in der Praxis oft übersehen wird: Geschuldet ist zunächst nur das einfache Zeugnis mit Art und Dauer der Tätigkeit. Das qualifizierte Zeugnis mit Leistungs- und Verhaltensbeurteilung muss verlangt werden. Wer nichts sagt, bekommt möglicherweise weniger, als ihm zustünde.

Zwei weitere Punkte:

• Schriftform — elektronisch nur mit Einwilligung. Der Grundfall bleibt das eigenhändig unterschriebene Zeugnis auf Papier. Seit dem 1. Januar 2025 lässt § 109 Abs. 3 GewO daneben die Erteilung in elektronischer Form zu, wenn der Arbeitnehmer einwilligt. Elektronische Form bedeutet dabei qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB; ein Scan, ein eingefügtes Unterschriftsbild oder ein einfaches PDF reichen nicht. Ohne Einwilligung besteht der Anspruch unverändert auf ein Papierzeugnis.
• Zwischenzeugnis. Einen allgemeinen gesetzlichen Anspruch auf ein Zeugnis im laufenden Arbeitsverhältnis sieht § 109 GewO nicht vor; er kann sich aus dem Arbeits- oder Tarifvertrag ergeben oder ausnahmsweise aus einem besonderen Anlass, etwa einem Vorgesetztenwechsel oder einer bevorstehenden Bewerbung.

Sind verschlüsselte Formulierungen erlaubt?

Für den Inhalt gibt das Gesetz eine ausdrückliche Schranke vor:

§ 109 Abs. 2 GewO: „Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen."

Verboten sind damit versteckte Botschaften jeder Art — auffällige Zeichensetzung, ungewöhnliche Hervorhebungen, Auslassungen an Stellen, an denen eine Aussage erwartet wird, oder Formulierungen, die branchenintern anders gelesen werden als sie klingen. Zugleich gilt der Grundsatz der Zeugniswahrheit: Das Zeugnis muss inhaltlich richtig sein. Wohlwollen ist geschuldet, aber es kann die Wahrheit nicht verdrängen.

Das Zeugnis muss außerdem vollständig sein: Es soll alle wesentlichen Tätigkeiten und Aufgaben so beschreiben, dass ein künftiger Arbeitgeber sich ein Bild machen kann. Das Fehlen einer im Berufsbild üblichen Aussage kann für sich genommen eine Abwertung darstellen.

Wer muss die Zeugnisnote beweisen?

Die Zufriedenheitsformeln sind kein Gesetz, sondern eine über Jahrzehnte verfestigte Praxis. Rechtlich entscheidend ist die Verteilung der Darlegungs- und Beweislast, und die hat das Bundesarbeitsgericht klar geordnet: Bescheinigt der Arbeitgeber, der Arbeitnehmer habe die ihm übertragenen Aufgaben „zur vollen Zufriedenheit" erledigt, entspricht das der Note befriedigend. Diese Note ist der rechtliche Ausgangspunkt (BAG, Urteil vom 18.11.2014 – 9 AZR 584/13).

Daraus folgt:

• Wer eine bessere Beurteilung will, muss sie darlegen und beweisen. Der Arbeitnehmer trägt die Darlegungslast dafür, dass seine Leistungen die Anforderungen gut oder sehr gut erfüllt haben.
• Wer schlechter als befriedigend beurteilen will, muss das begründen. Insoweit liegt die Last beim Arbeitgeber.
• Branchenüblichkeit ändert daran nichts. Das Bundesarbeitsgericht hat ausdrücklich entschieden, dass es nicht darauf ankommt, ob in der betreffenden Branche überwiegend bessere Schlussnoten vergeben werden.

Für die Praxis heißt das: Eine Zeugnisnote lässt sich nicht durch bloßes Verlangen anheben. Wer eine bessere Note anstrebt, braucht belastbare Anknüpfungspunkte — Beurteilungen, Zielerreichungen, Zwischenzeugnisse, dokumentierte Erfolge.

Besteht ein Anspruch auf die Schlussformel?

Die üblichen Sätze am Ende eines Zeugnisses — Bedauern über das Ausscheiden, Dank für die Zusammenarbeit, gute Wünsche für die Zukunft — sind rechtlich eine Besonderheit: Es besteht kein Anspruch darauf. Aussagen über persönliche Empfindungen des Arbeitgebers gehören nach der Rechtsprechung nicht zum notwendigen Zeugnisinhalt (BAG, Urteil vom 11.12.2012 – 9 AZR 227/11; bestätigt durch BAG, Urteil vom 25.01.2022 – 9 AZR 146/21).

Das Bundesarbeitsgericht sieht solche Schlusssätze allerdings ausdrücklich nicht als beurteilungsneutral an: Sie können die Aussagen zu Leistung und Führung bestätigen oder relativieren. Wer mit einer vom Arbeitgeber gewählten Schlussformel nicht einverstanden ist, kann deshalb nur ein Zeugnis ohne diese Formel verlangen — nicht eine andere Formel. Wer die Formel im Zeugnis haben möchte, muss sie vereinbaren; deshalb steht sie so häufig in Aufhebungsverträgen und gerichtlichen Vergleichen.

Fristen, Verjährung, Verwirkung

Der Zeugnisanspruch entsteht mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Für ihn gelten die allgemeinen Regeln:

• Verjährung. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger Kenntnis erlangt hat (§ 199 Abs. 1 BGB).
• Ausschlussfristen. Arbeits- und Tarifverträge enthalten häufig Verfallklauseln mit erheblich kürzeren Fristen. Sie können auch den Zeugnisanspruch erfassen.
• Verwirkung. Wer über lange Zeit untätig bleibt und dadurch beim Arbeitgeber den Eindruck erweckt, er werde das Zeugnis nicht mehr verlangen, kann den Anspruch verlieren. Feste Zeiträume gibt es dafür nicht; es kommt auf Zeit- und Umstandsmoment an.

Die Drei-Wochen-Frist des § 4 KSchG gilt für den Zeugnisanspruch nicht — sie betrifft ausschließlich die Wirksamkeit der Kündigung. Wer sie versäumt hat, kann sein Zeugnis gleichwohl noch verlangen.

Das Zeugnis in Aufhebungsvertrag und Vergleich

Weil der Streit über eine Zeugnisnote aufwendig ist und der Ausgang von Darlegung und Beweis abhängt, wird das Zeugnis in Beendigungsvereinbarungen fast immer mitgeregelt. Typisch sind drei Bausteine: die Note für Leistung und Verhalten, die Beendigungsformulierung und die Schlussformel. Teilweise wird ein vollständiger Zeugnisentwurf als Anlage zur Vereinbarung genommen.

Zwei Punkte verdienen dabei Aufmerksamkeit:

• Ausgleichsklauseln. Eine weit gefasste Klausel, die alle Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis erledigt, kann auch den Zeugnisanspruch erfassen, wenn er nicht ausdrücklich ausgenommen ist. Näheres unter Aufhebungsvertrag: unterschreiben oder nicht?
• Der wirtschaftliche Wert. Ein Zeugnis, das eine Anschlussbeschäftigung erleichtert, kann für den weiteren Erwerbsverlauf mehr bedeuten als ein zusätzlicher Betrag in der Abfindung. Wie sich Abfindungen der Größenordnung nach bemessen, steht unter Wie wird eine Abfindung berechnet?; die Kosten eines gerichtlichen Verfahrens unter Was kostet eine Kündigungsschutzklage?

Redaktion: Fuchsbau Software. Die anwaltliche Prüfung übernimmt die genannte Kanzlei.